Polityka prywatności i plików cookies

§ 1. Administrator i zakres Polityki

Administratorem danych osobowych jest BJRN Renata Wyleżałek, ul. Broniewskiego 7, 44-113 Gliwice, NIP 5532453006, tel. 690 416 684, e-mail: [email protected], dalej „Administrator” albo „BJØRN Bike”.

Polityka opisuje przetwarzanie danych w związku z:

1. korzystaniem z serwisu internetowego https://www.bjorn.bike, dalej „Serwis”;
2. korzystaniem z formularzy kontaktowych i systemu rezerwacji;
3. kontaktem telefonicznym, e-mailowym lub przez media społecznościowe;
4. rezerwacją, zawarciem i wykonywaniem umowy wypożyczenia Sprzętu;
5. obsługą płatności, dokumentów księgowych, reklamacji i roszczeń;
6. używaniem plików cookies i podobnych technologii.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się na adres [email protected] lub listownie na adres wskazany powyżej.

Polityka nie reguluje zasad przetwarzania danych przez serwisy zewnętrzne odwiedzane po kliknięciu odnośnika, w szczególności Google Maps, Facebook, Instagram lub inne niezależne strony. W takim przypadku zastosowanie mają polityki prywatności operatorów tych serwisów.

§ 2. Jakie dane mogą być przetwarzane

W zależności od sposobu korzystania z usług Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych:

1. dane identyfikacyjne – w szczególności imię i nazwisko, nazwa firmy i NIP;
2. dane kontaktowe – numer telefonu, adres poczty elektronicznej, adres korespondencyjny lub adres uzgodnionego dowozu;
3. dane dotyczące rezerwacji i umowy – termin, miejsce odbioru lub dowozu, wybrany Sprzęt, liczba Użytkowników, wzrost potrzebny do doboru roweru, informacje o dodatkowym wyposażeniu, cena, status rezerwacji i płatności oraz indywidualne ustalenia;
4. dane rozliczeniowe – dane potrzebne do wystawienia rachunku lub faktury, kwota, sposób i data płatności oraz dane dotyczące zwrotu płatności;
5. dane zawarte w korespondencji, formularzu kontaktowym, reklamacji, protokole wydania lub zgłoszeniu szkody;
6. dane techniczne – adres IP, identyfikatory plików cookies i urządzenia, informacje o przeglądarce, systemie operacyjnym, przybliżonej lokalizacji wynikającej z adresu IP, data i czas wizyty, odwiedzone podstrony, źródło wejścia oraz dane o interakcji z Serwisem;
7. dane dotyczące udzielonych lub wycofanych zgód i wybranych ustawień prywatności.

Przy wydaniu Sprzętu Administrator może poprosić o okazanie ważnego dokumentu ze zdjęciem wyłącznie w celu potwierdzenia tożsamości. Administrator nie zatrzymuje ani nie kopiuje dokumentu i co do zasady nie zapisuje jego serii ani numeru.

Administrator nie prosi o podawanie w formularzach danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o zdrowiu. Takich informacji nie należy wpisywać w polach dodatkowych, chyba że jest to rzeczywiście konieczne dla bezpieczeństwa Użytkownika i zostało indywidualnie uzgodnione z Administratorem.

Jeżeli osoba dokonująca rezerwacji przekazuje dane innych Użytkowników, powinna poinformować ich o przekazaniu danych BJØRN Bike oraz udostępnić im niniejszą Politykę. Należy przekazywać wyłącznie dane niezbędne do realizacji rezerwacji, w szczególności wzrost potrzebny do doboru roweru.

§ 3. Skąd pochodzą dane

Dane pochodzą przede wszystkim bezpośrednio od osoby, której dotyczą, w szczególności z formularza, systemu Planyo, rozmowy telefonicznej, wiadomości e-mail, rezerwacji lub dokumentów związanych z umową.

Dane Użytkownika mogą zostać przekazane przez osobę organizującą rezerwację grupową, hotel, obiekt noclegowy, pracodawcę, organizatora wyjazdu lub inną osobę działającą na jego rzecz.

Dane techniczne są generowane automatycznie podczas korzystania z Serwisu przez serwer, platformę Weebly, system Planyo, narzędzia bezpieczeństwa, pliki cookies i podobne technologie.

Dane dotyczące płatności mogą pochodzić od banku lub operatora płatności. Administrator nie otrzymuje pełnych danych karty płatniczej, jeżeli płatność jest obsługiwana przez zewnętrznego operatora.

§ 4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Administrator przetwarza dane w następujących celach i na następujących podstawach:

1. udzielenie odpowiedzi na pytanie, przygotowanie oferty, sprawdzenie dostępności i podjęcie działań przed zawarciem umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
2. przyjęcie i obsługa rezerwacji, dobór Sprzętu, zawarcie i wykonanie umowy, organizacja odbioru lub dowozu, kontakt organizacyjny, obsługa płatności i zwrotów – art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
3. wystawienie i przechowywanie dokumentów księgowych oraz realizacja obowiązków podatkowych i rachunkowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi;
4. rozpatrywanie reklamacji i realizacja obowiązków wynikających z przepisów konsumenckich – art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO;
5. ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, dokumentowanie wydania i zwrotu Sprzętu, zapobieganie nadużyciom oraz zapewnienie bezpieczeństwa usług i Serwisu – art. 6 ust. 1 lit. f RODO; prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona mienia, praw i bezpieczeństwa, przeciwdziałanie oszustwom oraz obrona przed roszczeniami;
6. prowadzenie bieżącej obsługi, organizacja pracy, tworzenie statystyk dotyczących liczby rezerwacji i rentowności usług na podstawie danych zagregowanych lub ograniczonych do niezbędnego zakresu – art. 6 ust. 1 lit. f RODO; prawnie uzasadnionym interesem jest rozwój i prawidłowe prowadzenie działalności;
7. przesyłanie informacji handlowych e-mailem, SMS-em lub wykonywanie połączeń marketingowych – wyłącznie po uzyskaniu wymaganej, dobrowolnej zgody, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwych przepisów Prawa komunikacji elektronicznej;
8. używanie analitycznych, marketingowych i innych niewymaganych do działania Serwisu plików cookies oraz podobnych technologii – art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej;
9. przechowywanie plików cookies i informacji technicznych niezbędnych do transmisji, bezpieczeństwa, zapisania wyborów prywatności oraz dostarczenia usługi wyraźnie żądanej przez Użytkownika – art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO oraz art. 399 ust. 3 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.

Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Dane zebrane do określonego celu nie są wykorzystywane w sposób z nim niezgodny. Jeżeli Administrator zamierza wykorzystać dane w innym celu, przed takim wykorzystaniem przekazuje wymagane informacje i, jeżeli jest to potrzebne, uzyskuje nową podstawę prawną lub zgodę.

§ 5. Dobrowolność i konieczność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są niezbędne do udzielenia odpowiedzi, przygotowania oferty, przyjęcia rezerwacji albo wykonania umowy. Ich niepodanie może uniemożliwić realizację tych czynności.

Podanie danych do celów marketingowych oraz zgoda na analityczne lub marketingowe cookies są dobrowolne. Brak takiej zgody nie może uniemożliwiać przeglądania Serwisu ani dokonania rezerwacji, z wyjątkiem funkcji wymagających cookies technicznie niezbędnych.

§ 6. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Dostęp do danych mogą otrzymywać wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora oraz podmioty, którym dane są niezbędne do świadczenia usług na rzecz BJØRN Bike.

W zależności od używanej funkcji odbiorcami danych mogą być w szczególności:

1. Weebly/Square – dostawca platformy, hostingu, formularzy, zabezpieczeń oraz technicznych narzędzi statystycznych Serwisu;
2. Xtreeme Sagl, Via Cantonale, 6633 Lavertezzo, Szwajcaria – operator systemu rezerwacji Planyo;
3. dostawcy infrastruktury chmurowej wykorzystywanej przez Planyo, w tym Amazon Web Services w regionie szwajcarskim;
4. Cloudflare – dostawca mechanizmów bezpieczeństwa, ochrony ruchu i adresów e-mail;
5. CookieYes Limited – dostawca platformy zarządzania zgodami, blokowania opcjonalnych skryptów i rejestru udzielonych zgód;
6. Google – dostawca Google Ads, reCAPTCHA, map oraz innych funkcji Google używanych w Serwisie;
7. dostawca poczty elektronicznej, usług telekomunikacyjnych, wsparcia informatycznego i kopii zapasowych;
8. banki i operatorzy płatności – w zakresie niezbędnym do rozliczenia płatności lub zwrotu;
9. biuro rachunkowe, doradcy prawni, ubezpieczyciele, serwisy rowerowe oraz podmioty pomagające w ustaleniu lub dochodzeniu roszczeń – w zakresie niezbędnym do wykonania ich zadań;
10. organy publiczne – jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z prawa.

Podmioty przetwarzające działają na podstawie umowy z Administratorem i jego poleceń, chyba że dany odbiorca określa cele i sposoby przetwarzania samodzielnie i jest odrębnym administratorem danych.

Korzystanie z odnośników do mediów społecznościowych nie powoduje przekazania danych przez BJØRN Bike samym kliknięciem wyświetlonym na stronie, dopóki Użytkownik nie przejdzie do zewnętrznego serwisu. Po przejściu do tego serwisu jego operator może przetwarzać dane jako niezależny administrator.

§ 7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

System Planyo jest prowadzony przez podmiot ze Szwajcarii, a według informacji operatora dane klientów są przechowywane na serwerach AWS w regionie szwajcarskim. Komisja Europejska uznaje Szwajcarię za państwo zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych.

W związku z używaniem Weebly/Square, Google, Cloudflare lub ich podwykonawców dane techniczne mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych.

W takim przypadku przekazanie odbywa się na podstawie mechanizmu dozwolonego przez RODO, zależnie od konkretnego odbiorcy i usługi: decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony, w tym EU–US Data Privacy Framework, standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską albo innego prawnie dopuszczalnego zabezpieczenia.

Informacje o stosowanych zabezpieczeniach lub ich kopię można uzyskać, kontaktując się z Administratorem. Udostępniana kopia może zostać ograniczona w zakresie niezbędnym do ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa i bezpieczeństwa systemów.

§ 8. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane nie dłużej, niż jest to potrzebne do celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązków prawnych i okresów przedawnienia roszczeń.

Stosowane są w szczególności następujące okresy:

1. zapytania, które nie doprowadziły do zawarcia umowy – do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji, chyba że dłuższe przechowywanie jest potrzebne do obrony przed roszczeniem;
2. dane rezerwacji i umowy – przez czas realizacji umowy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń, zazwyczaj przez 3 lata, chyba że przepisy lub charakter roszczenia przewidują dłuższy okres;
3. dokumenty podatkowe i księgowe – przez okres wymagany przepisami, co do zasady 5 lat liczonych zgodnie z właściwymi przepisami podatkowymi;
4. reklamacje, szkody, wypadki i spory – do ostatecznego zakończenia sprawy oraz upływu terminu przedawnienia związanych z nią roszczeń;
5. dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej – do jej wycofania albo utraty aktualności celu, z możliwością zachowania minimalnej informacji o sprzeciwie lub wycofaniu zgody, aby respektować decyzję osoby;
6. informacje o udzielonej zgodzie – przez czas korzystania z danych na jej podstawie, a następnie przez okres potrzebny do wykazania zgodności z prawem;
7. logi bezpieczeństwa i dane techniczne – przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i wyjaśnienia incydentów, co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że konkretny incydent uzasadnia dłuższe przechowywanie;
8. pliki cookies – przez okres sesji albo okres wskazany w ustawieniach danego pliku i panelu zarządzania zgodami, nie dłużej niż jest to konieczne do jego celu lub do chwili wycofania zgody.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane, anonimizowane albo pozostają zablokowane wyłącznie w zakresie wymaganym przez prawo lub potrzebnym do obrony roszczeń.

§ 9. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

1. dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
2. sprostowania nieprawidłowych danych i uzupełnienia danych niekompletnych;
3. usunięcia danych, jeżeli zachodzą przewidziane prawem przesłanki;
4. ograniczenia przetwarzania;
5. przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją;
7. wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego, bez potrzeby uzasadniania;
8. wycofania zgody w dowolnym momencie;
9. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, https://uodo.gov.pl, jeżeli osoba uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.

Żądania można kierować na adres [email protected] albo listownie na adres Administratora. Administrator może poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie, ale nie wymaga danych nadmiarowych.

Administrator odpowiada bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie miesiąca. W przypadkach przewidzianych przez RODO termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym osoba zostanie poinformowana wraz z uzasadnieniem.

Niektóre prawa mogą podlegać ograniczeniom, w szczególności gdy dalsze przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

§ 10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Jeżeli Użytkownik zgodzi się na marketingowe lub analityczne cookies, dostawcy narzędzi reklamowych mogą tworzyć identyfikatory, segmenty odbiorców i statystyki służące pomiarowi reklam lub dopasowaniu przekazu. Nie wpływa to na możliwość zawarcia umowy ani warunki wypożyczenia w BJØRN Bike.

§ 11. Pliki cookies i podobne technologie

Cookies to niewielkie pliki lub informacje zapisywane w urządzeniu Użytkownika albo odczytywane z tego urządzenia. Podobną funkcję mogą pełnić piksele, pamięć lokalna przeglądarki, identyfikatory urządzenia i inne technologie.

Serwis może korzystać z następujących kategorii:

1. niezbędne – zapewniają transmisję, bezpieczeństwo, działanie strony, formularza i rezerwacji, zapis wyborów dotyczących prywatności oraz funkcje wyraźnie żądane przez Użytkownika; nie wymagają zgody, jeżeli spełniają ustawowe warunki niezbędności;
2. funkcjonalne i treści zewnętrzne – umożliwiają wyświetlenie mapy, materiału wideo, trasy lub innej osadzonej funkcji; są uruchamiane po uzyskaniu zgody, jeżeli nie są niezbędne do usługi żądanej przez Użytkownika;
3. analityczne – pomagają mierzyć ruch, sposób korzystania i wydajność Serwisu, między innymi za pomocą narzędzi technicznych Weebly/Snowplow; są uruchamiane po zgodzie;
4. marketingowe – służą pomiarowi skuteczności reklam, a po uzyskaniu odpowiedniej zgody również remarketingowi lub dopasowaniu reklam, w szczególności za pomocą Google Ads; są uruchamiane po zgodzie.

Przy pierwszej wizycie Użytkownik otrzymuje możliwość zaakceptowania wszystkich opcjonalnych cookies, odrzucenia ich równie łatwo albo dokonania wyboru według kategorii. Brak działania lub dalsze przeglądanie strony nie oznaczają zgody.

Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić wybór lub wycofać zgodę przez ponowne otwarcie panelu „Ustawienia cookies”, dostępnego z poziomu Serwisu. Wycofanie zgody powinno być równie łatwe jak jej udzielenie.

Użytkownik może również zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki, usuwać zapisane pliki i blokować cookies podmiotów trzecich. Zablokowanie plików niezbędnych może ograniczyć działanie formularza, rezerwacji lub innych wyraźnie żądanych funkcji.

Nazwy, dostawcy, cele i okresy działania poszczególnych cookies mogą zmieniać się wraz z aktualizacją używanych narzędzi. Aktualna lista powinna być prezentowana w panelu zarządzania zgodami. Administrator okresowo weryfikuje wykorzystywane technologie.

§ 12. Narzędzia używane w Serwisie

1. Weebly/Square

Serwis został zbudowany i jest utrzymywany na platformie Weebly należącej do Square. Platforma dostarcza hosting, elementy strony, formularze, zabezpieczenia, techniczne logi i narzędzia statystyczne, w tym technologię Snowplow. Dane mogą obejmować adres IP, identyfikatory, informacje o urządzeniu, odwiedzonych stronach i wydajności. Opcjonalna analityka może działać wyłącznie zgodnie z wyborem cookies Użytkownika.

Informacje operatora: https://www.weebly.com/privacy

2. Planyo

System rezerwacji Planyo jest dostarczany przez Xtreeme Sagl ze Szwajcarii. Planyo przetwarza na zlecenie Administratora dane wpisane podczas rezerwacji, jej parametry, historię zmian oraz informacje potrzebne do automatycznej komunikacji i raportów. Zakres danych zależy od pól skonfigurowanych w systemie przez BJØRN Bike.

Informacje operatora: https://www.planyo.com/privacy.php

3. Google Ads

Serwis korzysta z tagu Google Ads w celu pomiaru skuteczności reklam i konwersji, a po udzieleniu właściwej zgody może korzystać także z funkcji reklamowych lub remarketingowych. Google może przetwarzać adres IP, identyfikatory cookies, informacje o urządzeniu, źródle wejścia i wykonanych działaniach. Marketingowe pliki i sygnały Google Ads mogą być uruchamiane dopiero po zgodzie Użytkownika.

Informacje Google: https://policies.google.com/privacy

4. Google reCAPTCHA i mapy

Formularz kontaktowy może używać niewidocznego mechanizmu Google reCAPTCHA do ochrony przed spamem i nadużyciami. Strony mogą także zawierać mapę lub link do Google Maps. Podczas korzystania z tych funkcji Google może otrzymać dane techniczne, w szczególności adres IP, informacje o urządzeniu oraz interakcji z usługą. Treści zewnętrzne, które nie są technicznie niezbędne, powinny zostać uruchomione dopiero po zgodzie albo świadomym żądaniu ich wyświetlenia przez Użytkownika.

5. Cloudflare

Cloudflare wspiera bezpieczeństwo i prawidłowe wyświetlanie Serwisu, w szczególności chroni adresy poczty elektronicznej przed automatycznym odczytem i może filtrować szkodliwy ruch. W tym celu może przetwarzać adres IP, dane o urządzeniu, żądaniu sieciowym i zdarzeniach bezpieczeństwa.

Informacje operatora: https://www.cloudflare.com/privacypolicy/

6. CookieYes

Serwis korzysta z platformy CookieYes dostarczanej przez CookieYes Limited w celu wyświetlania panelu zgód, zapisywania wyborów dotyczących cookies, blokowania opcjonalnych skryptów do czasu uzyskania zgody oraz dokumentowania zgód. W tym celu może być przetwarzany identyfikator zgody, jej status, data i czas oraz zamaskowany adres IP. Niezbędny plik cookieyes-consent służy do zapamiętania wyboru Użytkownika.

Informacje operatora: https://www.cookieyes.com/privacy-policy/

7. Materiały zewnętrzne i media społecznościowe

Niektóre strony mogą zawierać linki lub osadzone materiały, na przykład mapy, filmy, profile społecznościowe albo trasy. Osadzony materiał może umożliwiać jego dostawcy otrzymanie adresu IP i informacji o urządzeniu. Jeżeli funkcja nie jest niezbędna, powinna być blokowana do chwili zgody lub świadomego uruchomienia jej przez Użytkownika. Zwykły odnośnik do zewnętrznego serwisu powoduje połączenie z nim dopiero po kliknięciu.

§ 13. Dane osób niepełnoletnich

Serwis i system rezerwacji są skierowane do osób pełnoletnich. Umowę wypożyczenia zawiera osoba pełnoletnia.

Dane osoby niepełnoletniej, na przykład wzrost potrzebny do doboru roweru, mogą zostać przekazane przez rodzica, opiekuna prawnego lub pełnoletniego organizatora rezerwacji wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usługi.

§ 14. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności szyfrowane połączenie HTTPS, ograniczenie dostępu do danych, indywidualne uprawnienia, aktualizację systemów, kopie zapasowe oraz współpracę z dostawcami zobowiązanymi do ochrony danych.

Żaden sposób przesyłania ani przechowywania danych nie daje całkowitej gwarancji bezpieczeństwa. W razie naruszenia ochrony danych Administrator podejmuje działania wymagane przez RODO, w tym – gdy jest to konieczne – zawiadamia Prezesa UODO i osoby, których dane dotyczą.

§ 15. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w razie zmiany prawa, sposobu działania BJØRN Bike albo używanych narzędzi. Nowa wersja jest publikowana w Serwisie ze wskazaniem daty obowiązywania.

Zmiana Polityki nie ogranicza praw nabytych ani nie zmienia podstawy przetwarzania danych z mocą wsteczną. Jeżeli zmiana wymaga nowej zgody, Administrator zwróci się o jej udzielenie.

Niniejsza wersja obowiązuje od 20 lipca 2026 r.